Die Registrierungsnummer liegt vor. Dann rückt die erste Mengenmeldung näher – und plötzlich müssen Verkaufszahlen aus dem ERP, Verpackungsgewichte aus Produktdatenbanken oder Excel-Dateien, Materialinformationen aus Einkauf und Lieferantenunterlagen sowie Marktinformationen aus dem Vertrieb zusammenpassen. Wer diese Daten erst zur Meldefrist zusammensucht, macht aus Compliance jedes Mal ein neues Projekt.
Die Registrierung ist deshalb nicht das Ende des EPR-Projekts. Sie ist der Startpunkt eines wiederkehrenden Datenprozesses. Je mehr Produkte, Verpackungsebenen und Absatzmärkte hinzukommen, desto weniger lässt sich dieser Prozess zuverlässig mit manuellen Einzellösungen beherrschen.
Von der Registrierung zum Reporting
Die PPWR verbindet das Herstellerregister ausdrücklich mit Berichterstattungspflichten. Hersteller beziehungsweise Bevollmächtigte oder Organisationen für Herstellerverantwortung müssen Informationen an die zuständigen Register übermitteln. Die Verordnung sieht für die Berichterstattung über vollständige vorangegangene Kalenderjahre grundsätzlich eine Übermittlung bis zum 1. Juni vor; die konkrete operative Umsetzung ist mit den jeweiligen nationalen Anforderungen abzugleichen.
Damit wird aus einer einmaligen Registrierung ein wiederkehrender Datenprozess.
Unternehmen müssen wissen, welche Verpackungsmengen sie in welchem Markt bereitgestellt haben und wie diese Mengen den geforderten Kategorien zugeordnet werden. Und genau hier zeigt sich die Bedeutung einer konsistenten Datenbasis.
Reporting beginnt nicht am Tag der Meldung
Wer erst kurz vor einer Meldefrist beginnt, Verpackungsdaten zusammenzutragen, hat meist schon verloren. Die benötigten Informationen liegen häufig in unterschiedlichen Systemen: Verkaufszahlen im ERP, Verpackungsgewichte in Produktdatenbanken oder Excel-Dateien, Materialinformationen beim Einkauf oder Lieferanten und Marktinformationen in den Vertriebsorganisationen.
Für eine Meldung müssen diese Daten zusammengeführt werden.
Aus Produktabsatz und Verpackungsstammdaten muss beispielsweise nachvollziehbar werden, welche Verpackungsmengen in einem bestimmten Zeitraum in einem bestimmten Land relevant waren.
Bei Tausenden Artikeln, mehreren Verpackungsebenen, wechselnden Lieferanten und zahlreichen Absatzmärkten entsteht daraus jedoch schnell ein komplexer Datenprozess.
Die eigentliche Herausforderung ist Skalierbarkeit
Ein Unternehmen mit wenigen Produkten und einem Absatzmarkt kann viele Aufgaben noch manuell lösen. Mit jedem weiteren Markt steigt der Aufwand jedoch deutlich.
Deshalb sollten Unternehmen EPR nicht als Sammlung einzelner Länderprojekte organisieren, sondern als zentralen Compliance-Prozess mit lokalen Anforderungen.
Eine sinnvolle Struktur umfasst eine zentrale Verpackungsdatenbasis, klar definierte Verantwortlichkeiten, dokumentierte Berechnungslogiken, einen Überblick über nationale Verpflichtungen und einen Prozess für regelmäßige Aktualisierungen.
So können dieselben Basisdaten für verschiedene Märkte genutzt und anschließend entsprechend den jeweiligen Anforderungen aufbereitet werden.
Von der Meldung zum dauerhaft steuerbaren Prozess
EPR-Compliance endet nicht mit der Registrierung und auch nicht mit der ersten Mengenmeldung. Entscheidend ist, die benötigten Verpackungs- und Marktdaten dauerhaft aktuell zu halten und unterschiedliche Anforderungen effizient in die bestehenden Prozesse zu integrieren.
1cc klärt die regulatorischen und länderspezifischen Anforderungen. TechProtect sorgt dafür, dass Verkaufs-, Verpackungs- und Marktdaten strukturiert zusammenlaufen und für die Meldungen nutzbar sind. So machen wir aus wiederkehrender Datensuche einen belastbaren, skalierbaren EPR-Prozess.
Doch die Qualität der Verpackungsdaten entscheidet künftig nicht nur darüber, ob korrekt berichtet wird. Sie kann auch Einfluss darauf haben, welche finanziellen Beiträge entstehen. Warum dabei die Eigenschaften einer Verpackung zunehmend relevant werden, betrachten wir im nächsten Beitrag unserer Serie.
Wir sorgen dafür, dass Ihre EPR-Meldung nicht jedes Mal mit einer neuen Datensuche beginnt:
Pflichten sind geklärt, Datenquellen verbunden, Verantwortlichkeiten definiert und Berechnungslogiken dokumentiert.